Assistant administratif / Assistante administrative de gestion (H/F)

Vos missions

Rattaché(e) au Responsable Administratif et Financier, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement du service.
Au cœur des échanges entre les différents pôles internes, vous serez le garant du suivi administratif et de la fluidité des opérations.

Vos missions principales :

– Assurer le suivi des différentes caisses (exploitation, structure, boutique)
– Gérer la facturation mensuelle dans l’outil Ordicar
– Créer et suivre les bons de commande dans Yooz
– Valider les factures et assurer la bonne réception des commandes
– Participer aux relevés d’indicateurs (KPI) en lien avec les services exploitation, performance, maintenance et RH
– Réaliser un contrôle d’inventaire trimestriel avec les services concernés
– Gérer la création des nouveaux clients, fournisseurs et salariés dans BPsBOX
– Suivre les notes de frais via Expensya
– Traiter les besoins et commandes de fournitures et consommables pour l’ensemble des services

Et plus globalement, être un véritable soutien administratif polyvalent, toujours en lien avec les équipes terrain et les partenaires externes.

Soft Skills – Ce que vous êtes :

– Organisé(e) et rigoureux(se)
– Curieux(se) et impliqué(e)
– Autonome
– Fiable et discret(e)
– Communicant(e) et à l’écoute

Hard Skills – Ce que vous maîtrisez :

– Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).
– Utilisation des logiciels de gestion : Yooz, Ordicar, BPsBOX, Expensya (ou équivalents).
– Connaissance des processus de facturation, commandes et suivi de dépenses.
– Bonne compréhension des flux administratifs et financiers (bons de commande, validation factures, reporting).
– Capacité à analyser, synthétiser et fiabiliser les données (KPI, inventaires, suivi de caisse).
– À l’aise avec les outils numériques et la gestion documentaire dématérialisée.

Vos différences qui comptent

• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Définir des besoins en approvisionnement
• Organiser le traitement des commandes
• Utiliser les outils numériques