Assistant(e) polyvalente « Chargé(e) des emplois du temps » (H/F)
Vos missions
En charge de l’élaboration, de la gestion des emplois du temps des cours et des examens. Ce rôle nécessite de veiller à la cohérence et à l’efficacité des emplois du temps en tenant compte des contraintes des enseignants, des étudiants et des infrastructures.
Élaboration et gestion des plannings
– Créer les emplois du temps des étudiants et des enseignants en tenant compte des contraintes pédagogiques et logistiques.
– Assurer la mise à jour et l’ajustement des plannings en fonction des imprévus (absences, changements de salles, nouveaux cours.).
– Coordonner les disponibilités des enseignants et intervenants externes.
Optimisation des ressources
– Gérer l’affectation des salles et du matériel nécessaire aux cours et examens.
– Veiller à une répartition équilibrée des cours sur l’ensemble de l’année académique.
– Analyser les besoins en ressources et proposer des améliorations pour optimiser l’organisation des enseignements.
Communication et coordination
– Assurer un lien permanent avec les enseignants, les étudiants et l’administration pour toute question relative aux plannings.
– Diffuser les emplois du temps et assurer leur accessibilité via les outils numériques
– Collaborer avec les autres services de l’école pour anticiper les besoins et contraintes.
Tâches diverses
– Examens : Création et paramétrage des épreuves en ligne, gestion des accès et des droits, assistance aux enseignants et aux étudiants, résolution des problèmes techniques éventuels.
– Aide et représentation de l’école lors de différents événements : Participation à l’organisation et à la logistique des événements (journées portes ouvertes, concours, cérémonies), accueil et orientation des participants, présentation des activités de l’école et interaction avec les différents publics (étudiants, parents, partenaires).
Profil recherché
– Bac +2 à Bac +3 en gestion, administration ou équivalent (BTS, DUT, Licence professionnelle)
– Expérience dans la planification ou l’administration pédagogique appréciée
– La connaissance du milieu de l’enseignement supérieur ou de la formation professionnelle est un atout
– Rigueur, sens de l’organisation, réactivité.
– Bon relationnel et capacité à travailler en équipe
Vos différences qui comptent
- Gestion administrative du courrier
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
- Classer des documents
- Mettre à jour un dossier, une base de données
