CDD

Responsable administratif / Responsable administrative – IFCS (H/F)

Paris 14e Arrondissement

Vos missions

DESCRIPTION DU PÔLE/SERVICE

L’institut Virginie Olivier comprend l’Institut de formation en soins infirmiers (IFSI) et l’institut de formation d’aides-soignants et aides-soignantes (IFAS) et l’institut de formation des cadres de Santé (IFCS) du site Sainte-Anne.
L’IFCS fait partie des 3 instituts de formation paramédicaux du Groupe Hospitalier Universitaire (GHU) avec un agrément de 95 places pour la formation cadre de santé.
Ces 3 instituts sont en direction commune par une directrice des soins, coordonnatrice générale des instituts, direction rattachée à la direction des ressources humaines. Les personnels administratifs sont susceptibles de collaborer sur l’ensemble des activités des Instituts.

DESCRIPTION DU POSTE

Sous la responsabilité de la directrice et de son adjointe :
– Gérer le suivi administratif de l’ensemble de la scolarité des étudiants
– Participer à l’activité administrative de l’institut
– Organiser le concours de sélection à l’entrée à l’IFCS

MISSIONS

Activités permanentes :
De l’entrée en formation à la diplomation :
– Elaboration des conventions de formation (liaison avec les OPCO et employeurs)
– Elaboration des conventions de stage des étudiants
– Suivi de la convention universitaire
– Suivi administratif des dossiers scolaires des étudiants
– Préparation administrative à la soutenance des mémoires de fin d’étude
– Tenue et mise en conformité des dossiers avec les formateurs
– Classement et archivage des dossiers scolaires
– Gestion des absences
– Préparation des jurys de diplômation : préparation des dossiers, envoi des tableaux à la Drieets, affichage des résultats
– Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificats..)

Accueil des intervenants extérieurs
Gestion des rémunérations des intervenants en lien avec la DRH
Préparation des instances de l’IFCS (2 à 3 par an)
Intendance :
– Gestion des stocks : assurer un suivi des stocks de fournitures
– Assurer le rangement des fournitures
– Réserver le matériel audio-visuel pour les demandes externes
– Assurer la liaison avec le service de reprographie : demande, réponse

Organisation du concours :
– Après information de la direction, établir une planification annuelle des épreuves de sélection en juin de l’année n-1, réaliser un document, et l’envoyer à l’ARS
– Réaliser et mettre à jour annuellement la plaquette de présentation de l’IFCS ainsi que les documents justificatifs à mettre en ligne et les faire valider par la direction
– Mettre en ligne les dossiers de sélection,
– Dépouillement des dossiers d’inscription en conformité avec la check list validée
– Enregistrement des candidats : état-civil, adresse, établissement, diplôme
– Convoquer les candidats et leur envoyer leurs résultats après les réunions des jurys
– Convoquer les membres des jurys après la réalisation d’une enquête sur leur disponibilité
– Rassembler les documents nécessaires pour les épreuves et les jurys
– Etablir un document statistique sur le traitement des dossiers de sélection pour le conseil technique de mai
– Etablir le procès-verbal des réunions de jury
– Gérer les listes des candidats reçus : liste complémentaire, reports, désistements,
– Prévoir l’organisation des journées d’épreuves et de jury, réservation des salles pour l’année suivante
– Préparer fin août une liste à jour des personnes rentrant en septembre
– Classer les dossiers de sélection de l’année précédente et en prévoir l’archivage

Gestion financière de la sélection
– Etablir les documents permettant de payer les membres des jurys
– Envoyer le récapitulatif des membres du jury à rémunérer à la DRH
– Mettre à jour le fichier intervenants
– Gérer les dossiers de prise en charge financière des étudiants

PROFIL
Diplôme niveau BTS (bac+2 au moins) ou expérience significative en gestion administrative et ou pédagogique