CDD

Assistant administratif – MUSEE PICASSO (H/F) PEC

Lyon 3e Arrondissement

Vos missions

Dans le cadre d’un contrat PEC, poste d’assistant(e) administratif(ve) auprès de la Direction des Collections et de la Conservation au Musée national Picasso-Paris

Missions et activités principales :

Sous l’autorité du directeur des ressources et des moyens, et en liaison avec les trois départements qui composent la direction, le titulaire du poste a pour missions principales :

1/ Gestion du courrier :
– Attribuer un numéro de chrono à l’arrivée et au départ des courriers ;
– Scanner les courriers au départ ;
– Assurer l’envoi des courriers recommandés ;
– Assurer le tri et la diffusion des parapheurs entre les directions et les départements ;
– Assurer la réception des plis des marchés publics ;
– Gérer le logiciel de signature électronique (Yousign)

2/ Organisation des réunions et entretiens de recrutement :
– Organiser des réunions avec différents intervenants internes et externes ;
– Participer à la préparation des réunions d’instances (conseil d’administration, conseil scientifique, CSA.) : organisation logistique, préparation et impression des dossiers ;
– Organiser les entretiens de recrutement en lien avec le département des ressources humaines et les directions métiers concernées (gestion de l’agenda, préparation des dossiers de recrutement)

3/ Secrétariat :
– Numéroter les décisions de la présidente et les enregistrer ;
– Etablir les ordres de mission, décisions de remboursement, état de frais de mission et représentation
– Réservations hôtel, billets, etc.
– Logistique : eau, café pour réunions
– Assurer des missions de tri, photocopie, classement et archivages pour le compte des départements et directions ;

4/ Gestion RH :
– Suivi des candidatures (tri, classement, tableaux de suivi) et préparation des entretiens de recrutement (élaboration des dossiers)
– Suivi des demandes de formation en complément des gestionnaires
Assurer la circulation des parapheurs et du courrier auprès des chefs de département de la direction.

Compétences principales mises en œuvre :

Compétences techniques :
– Rédaction administrative
– Outils bureautiques et informatiques : outlook, word, excel, Teams
– Classement et archivage

Savoir-faire
– Travailler en réseau
– Vérifier et transmettre des informations
– Organiser des réunions
– Prise de note
– Rédaction de documents et des actes administratifs

Savoir-être (compétences comportementales)
– Rigueur
– Réactivité et disponibilité
– Sens de l’organisation
– Discrétion
– Sens des relations humaines
– Capacité de synthèse

Contrainte horaires possibles notamment lors de préparation de réunion.
Télétravail possible