Assistant / Assistante de gestion administrative

Vos missions

Mission Principale :

Assurer le support administratif et commercial de l’entreprise en coordonnant les activités de gestion et de vente, et en garantissant une organisation optimale. Contribuer à l’efficacité de l’entreprise par une gestion rigoureuse des tâches administratives et une assistance proactive aux équipes commerciales.

Responsabilités :

1. Support Administratif :
– Gérer l’agenda du Directeur Général et organiser les réunions.
– Préparer et suivre les dossiers administratifs.
– Assurer la gestion des courriers, e-mails et appels téléphoniques.
– Gérer les fournitures de bureau et les relations avec les prestataires de services.
2. Support Commercial :
– Assister l’équipe commerciale dans la préparation des offres et des contrats.
– Suivre les commandes clients depuis la réception jusqu’à la livraison.
– Gérer la base de données clients et assurer la mise à jour régulière des informations.
– Participer à l’organisation des événements commerciaux et des salons professionnels.
– Répondre aux e-mails et demandes des clients de manière professionnelle et en temps opportun.
– Assurer le suivi des demandes clients pour garantir leur satisfaction.
– Sourcing des packagings : identifier et sélectionner les fournisseurs de packaging.
– Cotation et négociation des prix : obtenir des devis et négocier les tarifs des fournisseurs et transporteurs.
– Gestion des transports : organiser et suivre les expéditions des produits.
3. Gestion de la Documentation :
– Classer et archiver les documents administratifs et commerciaux.
– Rédiger les comptes rendus de réunions et les rapports mensuels.
– Assurer la conformité des documents aux procédures internes et réglementations en vigueur.
4. Coordination et Communication :
– Faciliter la communication interne entre les différents départements.
– Organiser et coordonner les déplacements professionnels des équipes.
– Jouer un rôle d’interface entre l’entreprise et ses partenaires extérieurs.
5. Facturation et Suivi des Paiements :
– Établir et envoyer les factures aux clients.
– Suivre les paiements et gérer les relances en cas de retard.
– Assurer la gestion et le suivi des comptes clients et fournisseurs.
6. Suivi et Reporting :
– Suivre les indicateurs de performance et préparer les tableaux de bord pour la direction.
– Assurer le suivi des budgets administratifs et commerciaux.
– Préparer les présentations pour les réunions de direction et les rapports de fin d’année.
– Créer et maintenir une base de données des sous-traitants et assurer le suivi de cette base.

Compétences Requises :

– Techniques :
– Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
– Connaissance des logiciels de gestion commerciale et administrative.
– Compétences en gestion de base de données et en CRM.
– Soft Skills :
– Excellente organisation et gestion du temps.
– Rigueur et attention aux détails.
– Capacité à gérer plusieurs tâches et à établir des priorités.
– Excellentes compétences en communication orale et écrite.
– Sens du service et orientation client.

Vos différences qui comptent

• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Rédiger un rapport, un compte rendu d’activité
• Utiliser les outils numériques
• Assurer la gestion administrative d’une activité
• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
• Assurer le suivi de dossiers administratifs
• Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes)
• Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs
• Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks
• Collecter les informations nécessaires à l’établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.)
• Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison)
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation
• Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects
• Fournir des devis détaillés et des explications sur les coûts
• Fournir des informations claires et précises par téléphone
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)
• Gérer les réservations et les itinéraires de voyage
• Organiser des déplacements professionnels
• Réaliser des opérations comptables
• Réaliser la gestion administrative des contrats
• Relayer de l’information
• Traiter les factures et les rapprochements bancaires
• Vérifier les factures et les paiements