ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F JUNIOR (H/F)

Vos missions

Atelier 11, agence d’architecture à taille humaine située à Boulogne-Billancourt et gérée par 3 architectes associées, recrute actuellement un(e) Assistant(e) junior dynamique et motivé(e) pour agrandir et renforcer notre équipe Support actuelle. La personne recrutée sera formée et supervisée par notre assistante senior actuellement en poste et qui accompagne au quotidien 2 architectes associées.
Notre agence :

Nous sommes spécialisés en réhabilitation et rénovation / entretien de copropriétés et travaillons au quotidien sur des projets et au contact de clients très variés.
Nous intervenons en particulier sur des immeubles de logement, de bureaux, des appartements de toutes époques et à toutes échelles. Nous sommes au cœur des enjeux actuels de rénovation énergétique de bâtiments. Nous intervenons également en tant que conseil aux côtés d’opérateurs dans le cadre de dispositifs publics de type Plans de sauvegarde sur des copropriétés en difficulté.

Nous proposons :

– Un poste d’assistant administratif junior à pourvoir dès maintenant
– Un CDI à temps partiel (modulable), évolutif vers un temps complet
– Une rémunération selon l’expérience et les compétences acquises
– Un environnement de travail agréable au sein d’une équipe dynamique
– Des missions polyvalentes et variées
– Des possibilités d’évolution à moyen terme, une fois les fonctions principales maîtrisées
– Des titres restaurant (10 €), une couverture Mutuelle (MCA), un PEE et l’accès aux avantages GIFTEO.

Description des tâches :
– Accueil physique et téléphonique (clients, prestataires, fournisseurs, .)
– Gestion du courrier : réception des courriers et colis, envoi des courriers en lien la Poste
– Traitement des courriers : scans, enregistrement dans les chronos, classement sur le serveur
– Checking des emails et classement
– Classement des PV de chantier et tous les autres documents relatifs aux affaires en cours
– Mise à jour de la base de données Intervenants sur notre application Métier
– Vérification et mise à jour des contacts Syndic
– Vérification réception des document obligatoires démarrage de chantiers (attestation TVA, assurances Entreprises, .)
– Appui pour réponses aux appels d’offre & concours
– Seconder l’assistante senior sur toute autre tâche administrative délégable en fonction de la complexité des dossiers.

Profil attendu :
– Formation Bac +2 en Assistanat & Gestion (type BTS Administration Gestion)
– 2 à 3 ans d’expérience (incluant les périodes d’alternance)
– Maitrise de l’outil informatique (Pack Office a minima)
– Connaissances de base en comptabilité (calcul TVA, règle de 3, compréhension du débit/crédit, compréhension d’une facture / d’un devis / d’une proposition de paiement.)
– Expérience en agence d’architecture / bâtiment / bureau d’études appréciée
– Bonne présentation requise

Si vous êtes une personne :
rigoureuse
fiable
autonome
ponctuelle
maîtrisant l’orthographe et la grammaire
ayant le sens de l’organisation et des priorités
sachant travailler en équipe
ayant envie d’apprendre et faisant preuve de flexibilité intellectuelle
votre candidature nous intéresse !

Vos différences qui comptent

• Gestion administrative du courrier
• Titre professionnel secrétaire assistant
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles