ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET FINANCIER(E) DE LA DIRECTION D (H/F)

Vos missions

Missions au sein de la Direction des services techniques :

1 / Lien avec les usagers :
– Assurer les réponses aux courriers et aux mails des habitants (suivi Chronopost, travail en lien avec les responsables pour répondre aux besoins des habitants) ;
– Secrétariat de l’élu de secteur (prise de rendez-vous, gestion du suivi des parapheurs, etc.) ;
– Enregistrement des demandes des usagers :
o Reformuler la demande des usagers (habitants, services)
o Assurer le suivi des demandes des usagers en collaboration avec différents services (urbanisme, secteur population)
o Enregistrer la demande dans le fichier GUP
o Transmettre la demande au responsable concerné en cas d’urgence
o Alerter les techniciens lorsque le nombre de GUP non traité est anormalement élevé.

2 / Suivi des actes administratifs de la direction :
– Traitement des demandes d’arrêtés en lien avec le technicien et le service urbanisme (publication sur logiciel + envoi aux partenaires) ;
– Traitement des demandes de DICT en lien avec le technicien ;
– Traitement des délibérations de la direction ;
– Suivi du chrono des arrêtés et des DICT ;
– Suivie et tenue de l’archivage spécifique ST

3 / Gestion de l’activité de la direction :
– Réalisation des plannings des services (régie bâtiment, maintenance bâtiment, Espaces Verts) ; –
4 / Gestion financière en lien avec le responsable du pôle Finances et Moyens :
– Réalisation des bons de commande pour les dépenses (fonctionnement et investissement) ;
– Gestion de l’état budgétaire de la direction (pourcentage de réalisation par ligne, reliquats des engagements, factures annulées en attente d’avoir, etc.) ;
– Enregistrement et suivi financier des marchés publics de la Direction des Services Techniques sur le logiciel CIRIL ;
– Suivi et gestion des problèmes de facturation/réclamation des entreprises en lien avec les responsables des services ;
– Suivi des subventions (élaboration des dossiers, suivi des versements, etc.) :
– Aide auprès des responsables de la direction des services techniques (choix des imputations, formation CIRIL, etc.).

Mis à jour le : 05/08/2020

5 / Gestion administrative des syndicats PIR et SIFOMA en lien avec le responsable du pôle Finances et Moyens et la Direction générale des services :

Missions au sein du pôle Finances et Moyens :

– Traitement des bons de commande (contrôle), des factures (scan, saisie, mise en validation service fait dans les services) et mise en mandatement en fonctionnement et investissement
– Tri, classement et archivage des pièces comptables (BDC, factures, bordereaux),
– Coordination des opérations financières en lien avec la trésorerie, – Traitement des dépenses de fonctionnement et d’investissement,
– Suivi des dépenses de fluides,
– Préparation et mise en œuvre des opérations de fin d’exercice.

Vos différences qui comptent

• Fiscalité
• Assurer la conformité réglementaire des opérations
• Définir et suivre l’activité des collaborateurs