Assistant(e) administratif(ve) – Association culturelle (H/F)

Vos missions

Depuis 1985 et soutenue par la ville de Saint-Maur-des-Fossés, l’association Les Ateliers d’Art est un lieu convivial et intergénérationnel de découverte et de perfectionnement de la pratique de la musique et des arts plastiques. Les Ateliers d’Art ce sont 32 professeurs diplômés, une équipe administrative, un conseil d’administration et un bureau avec un président.

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) pour travailler en étroite collaboration avec la direction sur la gestion quotidienne de l’association tout en étant autonome sur ses différentes missions.

Missions principales :

– Accueil physique et téléphonique du public.
– Informations et accompagnement des élèves, professeurs et visiteurs.
– Gestion des inscriptions et du suivi administratif (factures, remise en banque, relation fournisseurs…).
– Suivi de la base de données élèves et utilisation du logiciel dédié.
– Gestion des stocks : suivi des budgets, commande de matériel nécessaire aux activités.
– Gestion RH/Comptabilité :
– Gestion administrative des contrats et avenants des professeurs.
– Suivi des plannings : remplacement, absences des professeurs.
– Décompte mensuel des heures effectuées par les professeurs pour transmission comptable (paies).
– Facturation des prestataires et exposants.
– Suivi et classement des factures.
– Relations avec les exposants et prestataires.
– Participation à l’organisation et à l’installation des expositions (accrochage, décrochage), vernissages et des moments musicaux.
– Accueil et présence lors des événements, parfois en soirée ou week-end.

Cette liste n’est pas exhaustive et elle peut évoluer selon les besoins de l’association.

Compétences requises :

– Bac +2 minimum ; expérience de 3 à 5 ans minimum
– Aisance relationnelle indispensable
– Sens de l’adaptabilité et disponibilité (présence possible le week-end ou en soirée).
– Rigueur, organisation et autonomie
– Aisance rédactionnelle et très bonne connaissance de la langue française
– Sens du travail en équipe
– Maitrise des outils informatiques et web : Office 365, réseaux sociaux, Canva, .)
– Intérêt pour la culture et les arts
– Permis B requis – utilisation du véhicule personnel possible

Conditions contractuelles :

– Travail hebdomadaire sur 37 heures (35 heures + 2 heures supplémentaires majorées) et occasionnellement soir et week-end
– Lieu de travail à Saint-Maur-des-Fossés (94)
– Avantages : Prise en charge à 50% des transports en commun et mutuelle
– Convention collective : Éclat
– Rémunération selon expérience et profil du candidat

Vos différences qui comptent

• Comptabilité générale
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la gestion administrative d’une activité
• Coordonner l’activité d’une équipe
• Définir des besoins en approvisionnement
• Organiser le traitement des commandes
• Réaliser des opérations comptables
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Rédiger un rapport, un compte rendu d’activité
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
• Utiliser les outils numériques
• Outils bureautiques