Assistant administratif et comptable d’architectes (H/F)

Vos missions

Profil recherché
Savoir-faire :
– Organiser des déplacements professionnels.
– Prise de rendez-vous pour les collaborateurs et obtenir les rendez-vous avec les bonnes personnes.
– Gérer les documents administratifs et financiers.
– Maintenir à jour et assurer le suivi des dossiers administratifs.
– Assurer la gestion administrative d’une activité.
– Assurer le suivi de dossiers administratifs.
– Gérer les appels téléphoniques, les mails entrants et sortants et le back-office.
– Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects.

Savoirs :
– Connaître le secteur de l’architecture est un plus.
– La maîtrise de l’outil InDesign est un plus.
– Maîtrise du suivi comptable et de la gestion de la paie afin de coordonner les activités avec ce service.
– Parler, écrire et lire l’anglais.

Savoir-être :
– Avoir le sens de l’organisation.
– Etre rigoureux.
– Etre curieux;
– Faire preuve d’initiative.

Vos différences qui comptent

• Procédures administratives
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Gestion administrative
• Organiser des déplacements professionnels
• Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)
• Assurer la gestion administrative d’une activité
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Utiliser les outils numériques
• Assurer le suivi de dossiers administratifs
• Vérifier les factures et les paiements
• Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux
• Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes)
• Développer des stratégies pour améliorer l’efficacité administrative
• Optimiser la performance de l’organisation
• Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique
• Fournir des informations claires et précises par téléphone
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects
• Classer des documents
• Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
• Relayer de l’information