Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Vos missions

Vous aurez pour mission la gestion administrative et le suivi des dossiers de chantier.

Rattachement hiérarchique :
Directement rattachée au Directeur d’exploitation

Missions principales :
Suivi administratif et gestion quotidienne
– Accueil téléphonique et gestion du courrier
– Gestion, tri et réponse aux e-mails
– Classement, archivage, gestion documentaire (papier & numérique)
– Suivi des dossiers clients et fournisseurs
– Rédaction de courriers, notes internes, comptes rendus
Suivi administratif des chantiers
– Préparation des documents techniques et administratifs
– Suivi des documents de chantier (planning, contrats, DOE, PV de réception)
– Interface avec les maîtres d’œuvre, architectes et donneurs d’ordres
Devis & facturation
– Saisie et envoi des devis
– Édition, envoi et suivi des factures
– Relances clients en cas d’impayés
Ressources Humaines
– Élaboration et envoi des contrats de travail
– Rédaction et envoi des courriers aux salariés (ex : avertissements, rappels, notifications)
– DPAE, suivi des congés et absences
– Mise à jour des éléments variables dans un tableau de suivi et transmission au comptable
Comptabilité (appui)
– Préparation des pièces comptables (factures, justificatifs, relevés) pour l’expert-comptable
– Suivi des règlements clients et fournisseurs
Appels d’offres (marchés publics)
– Veille sur les plateformes de marchés publics (ex : BOAMP, Marchés Online, Maximilien)
– Constitution des dossiers administratifs (DC1, DC2, attestations, références, etc.)
– Dépôt des offres via les plateformes dématérialisées
– Utilisation de CHORUS Pro pour la facturation électronique

Compétences requises :
– Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
– Aisance avec les plateformes en ligne (dématérialisation, CHORUS, AO)
– Bonne expression écrite et orale
– Rigueur, organisation, discrétion et réactivité
– Connaissance des marchés publics et de CHORUS vivement souhaitée

Profil souhaité :
– Bac +2 minimum (BTS Assistant(e) de gestion, Assistant(e) manager ou équivalent)
– Expérience dans une entreprise du bâtiment ou liée aux marchés publics est un plus

Horaires à définir entre 9h et 18h, du lundi au vendredi

Vos différences qui comptent

• Gestion administrative du courrier
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la gestion administrative d’une activité
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
• Utiliser les outils numériques