Assistant (H/F) service petite enfance

Vos missions

Vous travaillerez au sein du pôle de secrétariat du service PETITE ENFANCE (maison de la petite enfance).
Mission du poste : Faciliter le fonctionnement de l’établissement de la petite enfance « Les poussins», en étant le relais entre les familles, les directrices, la directrice du service, les différents services de la mairie et les services extérieurs.
Vos missions principales seront :
Accueil et orientation :
– Filtrer et orienter les appels et les visiteurs.
– Accueil physique et téléphonique du public, des administrés, du personnel et des entreprises extérieures.
– Être en relation avec les autres services municipaux.
Gestion administrative :
– Rédaction et réalisation de travaux bureautiques.
– Rédaction de différents courriers et réponses aux emails en liaison avec la directrice de l’établissement.
– Suivi du tableau des admissions (CAMA) en lien avec la directrice de l’établissement.
– Gestion des dossiers administratifs des enfants, saisie des dossiers informatiques, et gestion des réservations et des présences des enfants.
– Préparation des factures et saisie des données pour la CAF.
– Gestion des bons de commande et des effectifs des repas et goûters.
– Rédaction des comptes-rendus de réunion.
– Demande de flux-net et suivi des interventions.
Communication et diffusion d’informations :
– Diffusion des informations internes et externes.
– Réception et transmission des livraisons.
– Connaissance et application des règles d’évacuation en cas d’incendie et de confinement.
– Entretien hebdomadaire avec la directrice de l’établissement pour le travail quotidien.
Gestion des documents et archives :
– Classement et archivage des dossiers.
– Tri et diffusion du courrier.
– Gestion des panneaux d’affichage.
– Photocopie et assemblage des documents.
– Classement et ordonnancement des dossiers et documents de manière simple et accessible à tous.
Informations spécifiques au poste :
Horaires de travail : De 8h30 à 17h du lundi au vendredi avec une pause repas de 12h00 à 13h00 ou de 13h00 à 14h00. Les horaires et le site peuvent être tournants et décalés selon les besoins des établissements.
Compétences et qualités requises :
– Connaissance du fonctionnement des établissements de la petite enfance.
– Rigueur et organisation.
– Qualités rédactionnelles et relationnelles.
– Connaissances en informatique et maîtrise des logiciels Petite Enfance, Post Office, et Finances.
– Notions de comptabilité.
– Intérêt pour travailler dans des établissements de jeunes enfants.
– Sens du service public et travail en équipe.
– Respect des règles de confidentialité et de discrétion.
Environnement de travail :
– Travail en équipe.
– Sens du service public.

Vos différences qui comptent

• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Classer des documents
• Connaissance de la petite enfance