CDI

Secrétaire Polyvalente (H/F)

Paris

Vos missions

Au sein du Grand Orient de France, association philanthropique et humaniste, composée d’un musée, d’une fondation, et d’une société immobilière, vous intégrez le service juridique en tant que Secrétaire Polyvalente (H/F) , constitué d’une équipe de 3 personnes qui assure l’ensemble des activités de la société immobilière « SOGOFIM ».
Sous l’autorité de la Responsable Administrative et Juridique, vous interviendrez sur tous les aspects suivants :

Rattachement hiérarchique
Responsable Administratif et Juridique

Finalité du poste
Assurer le support administratif et organisationnel des Services Généraux ainsi que l’assistance aux différentes filiales du Groupe. Garantir la fluidité des activités administratives, la coordination des interlocuteurs et le bon fonctionnement des moyens généraux afin de contribuer à l’efficacité opérationnelle de l’ensemble des entités.

Missions principales

1. Immobilier
– Collecter, saisir et traiter les données relatives à l’exploitation et à l’occupation du patrimoine immobilier (effectifs, consommations de fluides, surfaces, etc.).
– Contribuer à la mise à jour des données et des documents relatifs au patrimoine immobilier.

2. Services généraux
– Gérer la billetterie aérienne et ferroviaire dans le cadre des déplacements professionnels.
– Gérer les commandes de fournitures, consommables, matériels et mobiliers, ainsi que le suivi des stocks et des approvisionnements.
– Contrôler les factures et assurer le suivi administratif des dépenses relevant des Services Généraux.
– Participer à l’organisation logistique des événements, séminaires, réunions et congrès.

3. Assistance administrative
– Assurer l’accueil physique et téléphonique des services administratif, juridique et technique.
– Gérer le courrier entrant et sortant, les courriels ainsi que les expéditions.
– Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes de service, comptes rendus, les réservations de salles et autres documents administratifs.
– Assurer le classement et l’archivage des documents sous format papier et numérique.
– Mettre à jour les bases de données administratives et le répertoire téléphonique.
– Réaliser toute autre mission administrative confiée par la hiérarchie dans le cadre de ses fonctions sur toutes les structures gérées par le Grand Orient de France

Compétences techniques
– Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
– Utilisation de logiciels de gestion

Compétences organisationnelles
– Sens de l’organisation et des priorités
– Gestion simultanée de plusieurs dossiers
– Respect des délais
– Capacité d’anticipation

Qualités personnelles
– Polyvalence, Autonomie, Rigueur, Réactivité, Capacité d’adaptation
– Discrétion et confidentialité, Esprit d’équipe, Sens du service

Profil recherché
– Formation : Bac+2 (Niveau)
– Expérience : débutant ou idéalement 1 à 2 ans sur un poste similaire

Statut et rémunération :
– Poste en CDI en 35h – Statut employé
– Rémunération 30k€ (sur 13.5 mois)
– Mutuelle prise en charge à 80%, chèque déjeuner de 14€, Remboursement Navigo à 100%

Vos différences qui comptent

Classer des documents
Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
Mettre à jour un dossier, une base de données