Hôte-Hôtesse accueil polyvalent-e (H/F)

Vos missions

Le Poste de travail Hôte-esse polyvalent(e) de PRESANSE est partagé avec l’AFOMETRA qui occupe les mêmes locaux.
Le poste est à pourvoir le 25 aout. Les entretiens auront lieu du 18 au 21 aout.

ACCUEIL
– Accueillir et orienter les visiteurs (stagiaires, formateurs, administrateurs, prestataires.)
– Exercer une vigilance sur les personnes entrantes, s’assurer qu’elles sont attendues.
– Assurer l’accueil téléphonique et rediriger les appels vers les correspondants concernés.
– Réceptionner et dispatcher le courrier arrivé.
– Être à l’écoute, se positionner en personne ressource pour les visiteurs qui ont besoin de renseignement, d’un taxi, d’un hôtel, qui cherchent une adresse etc.
– Maitriser l’ouverture / fermeture et la mise sous alarme du bâtiment.

GESTION ADMINISTRATIVE
– Mise à jour la base de données des contacts et adresses des adresses postales et mails (EUDONET),
– Tenir le support de réservation des salles et superviser les affectations de salles.
– Confirmation des menus des formations assurées par l’AFOMETRA
– Suivre les stocks de consommables et de petites fournitures de bureau et passer les commandes de renouvellement. Prendre en charge les livraisons courantes ; Assurer la réception et la manutention,
– Participer aux campagnes de mise sous pli et d’envoi en nombre des courriers.
– Affranchissement et Envoi du courrier
– Réserver sur demande des tables dans les restaurants du quartier pour les gens qui participent à des réunions sur la journée.
– Sortir la poubelle et s’assurer tout au long de la journée de la propreté des locaux et alerter le cas échéant.
– Participer à la démarche de progrès des 2 structures.

COMPETENCES

Savoirs
– Maitriser l’accueil physique et téléphonique.
– Connaitre l’organisation interne de PRESANSE.
– Posséder les techniques et outils de communication liés au poste.

Savoir-faire et/ou compétences associées
– Utiliser l’outil informatique, Word, Excel, Outlook.
– Utiliser Logiciel EUDONET
– Prioriser ses tâches en cas d’affluence.
– Traiter simultanément plusieurs demandes.

Savoirs-être
– Relayer une image positive des 2 structures.
– Avoir de la méthode, de la rigueur, le sens de l’organisation.
– Faire preuve d’autonomie, d’initiative, de discrétion, de disponibilité.
– Contribuer aux bonnes relations de travail.

Vos différences qui comptent

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Identifier, traiter une demande client