Assistan(e) de la Direction Recherche (H/F)

Vos missions

Sous la responsabilité du Directeur de l’ESTACA’Lab vous assisterez la Direction de la Recherche en assurant les principales missions suivantes :
– Gérer les commandes de la Direction Recherche en interaction avec le département finance.

– Suivre et mettre à jour des indicateurs et bases de données de la Direction de la Recherche :
o Tableau pluriannuel des « indicateurs »
o Annexes indicateurs : doctorants (base de données, suivi des pièces administratives, .), thèses en cours, thèses soutenues, HDR soutenues, projets et collaborations industrielles, publications, gestion organigramme et trombinoscope…
o Assurer le suivi et la mise à jour de la production scientifique dans l’archive ouverte HAL en coordination avec le référent production scientifique.
o Assurer le suivi du plan d’action et des indicateurs DD&RS de la recherche en collaboration avec le responsable DD&RS de l’école.

– Elaborer les documents de reporting (comptes rendus des réunions, rapport d’activités).

– Gérer les déplacements des membres de la Direction de la Recherche (conférences et missions nationales et internationales).

– Suivre les dossiers recrutement et gérer l’accueil des doctorants et stagiaires en collaboration avec les départements Ressources Humaines et Systèmes d’Information :
o Recueil préalable et transmission informations nécessaires à l’embauche
o Préparation et gestion des arrivées stagiaires.
o Préparation et gestion des arrivées doctorants.

– Assister la Direction de la recherche sur l’organisation des événements du service :
o Conseil Scientifique
o Journée des doctorants
o Séminaires

– Participer à la politique de communication de la direction de la recherche en collaboration avec la Direction de la communication :
Communication générale
– Site estaca.fr
– Intranet
Communication régulière sur les évènements de l’ESTACA’Lab :
– Soutenances de thèse
– Soutenances HDR
– Communication sur les projets en cours
– Communication doctorants et stagiaires

Vos différences qui comptent

• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données