Mission

Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Fontainebleau

Vos missions

Notre client est spécialisé dans diverses activités d’architecture.

Missions principales :
1. Gestion administrative :
o Assurer la gestion des appels téléphoniques, des emails et du courrier.
o Organiser et suivre l’agenda du responsable ou des architectes du cabinet.
o Prendre en charge la rédaction et la mise en forme de documents administratifs (courriers, rapports, comptes rendus, devis, etc.).
o Gérer les dossiers clients (création, classement et archivage).
o Suivi des conventions et contrats (contrats de prestations, de sous-traitance, etc.).
o Assurer le suivi des paiements et des factures en collaboration avec le service comptabilité.
o Préparer les réunions et les déplacements professionnels (réservations, documents nécessaires, logistique).
2. Assistance aux équipes techniques et créatives :
o Aider à la préparation des appels d’offres, soumissions et propositions commerciales.
o Préparer les documents nécessaires à la présentation des projets clients (planches, fiches techniques, supports de présentation).
o Gestion des demandes administratives liées aux projets en cours (déclarations, demandes d’autorisations, etc.).
3. Gestion des fournitures et du matériel :
o Assurer l’approvisionnement des fournitures de bureau (papeterie, matériel informatique, etc.).
o Gérer la maintenance des équipements bureautiques et des logiciels utilisés.
4. Relation avec les partenaires externes :
o Communiquer avec les prestataires (impression, sous-traitants, etc.) et organiser les services nécessaires pour les projets.
o Suivi des relations avec les clients, en particulier la gestion des retours de documents administratifs.
________________________________________
Compétences requises :
1. Compétences techniques :
o Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Suite, etc.).
o Connaissance des logiciels de gestion de projet (ex : Trello, Asana) et des logiciels d’architecture (ex : AutoCAD, Revit) est un plus.
o Bonnes compétences en rédaction et orthographe.
o Gestion des documents administratifs et suivi des dossiers.
2. Qualités organisationnelles :
o Sens de l’organisation et gestion des priorités.
o Capacité à travailler sur plusieurs tâches simultanément.
o Rigueur et précision dans le suivi des documents et des dossiers.
3. Compétences en communication :
o Bonnes aptitudes à la communication orale et écrite.
o Relation client et capacité à travailler en équipe.
o Discrétion et confidentialité dans la gestion des informations sensibles.
4. Compétences en comptabilité :
o Notions de base en gestion comptable (suivi des factures, relances clients, gestion des paiements).
________________________________________
Profil recherché :
Expérience de 3 à 5 ans impérative en cabinet d’architecture.
– Formation : Bac +2 (BTS Assistant de gestion, BTS Assistant manager, ou équivalent). Une formation en architecture ou en gestion de projet est un plus.
– Expérience : Minimum 2 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans le secteur de l’architecture ou du bâtiment.
– Qualités personnelles : Autonomie, proactivité, esprit d’équipe, sens du service, rigueur et réactivité.
________________________________________
Conditions de travail :
– Type de contrat : Intérim
– Horaires : Temps plein, 35 heures par semaine
– Rémunération : Selon 32 ke à 35 ke