CDI

Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Saint-Maur-des-Fossés

Vos missions

Aujourd’hui, nous sommes à la recherche d’un ou une assistant(e ) administratif(ve) pour nous accompagner dans la gestion de l’agence.
Missions sur l’Administratif :
Réception téléphonique, filtrage,
Gestion planning agenda équipe, prise de rendez-vous,
Gestion de la boite mail courante, réponse mails et courriels,
Archivage de dossiers en cours et traités,
Assurer un service/échange auprès des prestataires informatique, communication, imprimeurs,
Mise en forme de documents (ordre de service, contrat, analyse des offres, courriers.),
Rédaction de devis étude de faisabilité, permis de construire, mission complète, suivi de chantier avec suivi des phases de paiements en cours et relances des impayés,
Dépôt et suivi des factures par phase d’avancement sur la plateforme Chorus pour les projets de commande publique,
Communication sur la page de nos réseaux sociaux,
Assurer un suivi (calendrier prévisionnel, AG, rendez-vous.) entre les parties prenantes (AMO, syndic de copro et entreprises) pour le suivi des projets en copropriété.
Missions Gestion d’entreprise :
Suivi des factures clients et fournisseurs (numérisation, transmission au service dédié et archivage),
Mise à jour base de données : clients et partenariats,
Préparation des pièces comptables mensuelles et pour les bilans annuels,
Suivi des cotisations Ordre des architectes et assurance MAF,
Préparation du salon de la copropriété et gestion avec les partenaires,
Veille appels d’offres (lecture de RC, savoir trouver les interlocuteurs BET) sur différentes plateformes,
Participation ponctuelle à des réponses à des appels d’offres/ procédures adaptées (DUME, DC, DC2, DC4, DPGF.).
Missions Ressources Humaines :
Préparation des variables pour les paies et des notes de frais des collaborateurs,
Gestion des indices kilométriques sur une base annuelle pour la direction.
Profil recherché :
De formation Bac+2 (type BTS Gestion de la PME) avec une expérience sur un poste similaire.
Maitrise du pack office (Excel et Word).
Poste basé à Saint Maur des Fossés, télétravail possible, contrat 28h/ semaine sur 4 jours.
Ce poste polyvalent et pivot nécessite rigueur, organisation et autonomie.