Assistant Administratif et Financier H/F (H/F)

Vos missions

Votre mission consiste :
– Assurer l’accueil physique et téléphonique.
– Traiter les dossiers d’affaires clients : créer, facturer, relancer et suivre
– Saisir les achats et frais généraux dans le logiciel des suivis d’affaires (saisir les commandes préparées par le Directeur, livraisons, contrôle factures…)
– Remonter le Chiffre d’affaires et les prises d’ordres
– Montage des dossiers administratifs et techniques avec les chargés d’affaires, conducteurs de travaux et chef de projet (appels d’offres)
– Garantir la complétude et la fiabilité des informations enregistrées dans l’ERP pour le suivi des chantiers en relançant les chargés d’affaires (mise à jour régulière du budget, dates de commandes, .)
– Organiser les données (devis, commandes, facturation, heures productives et improductives) dans l’ERP pour préparer les points réguliers
– S’assurer de la mise à jour des documents administratifs légaux sur les plateformes clients (KBIS, URSSAF, attestations d’assurance, .)
– Saisir les demandes d’achats (DA), et envoie après validation par le Directeur
– Enregistrer des « bons à payer » dans l’ERP
– Mise à jour du parc voiture dans le logiciel de géolocalisation et suivi des entretiens, contrôle technique des voitures de la société
– Dénonciation des conducteurs et paiement des amendes
– Réaliser les enquêtes INSEE
– Préparer un décompte (facturation client) suivant les instructions du chargé d’affaires.

La communication avec le directeur doit être fluide, transparente, ascendante et descendante. Il doit y avoir des échanges réguliers avec chaque membre de l’entreprise et de la Direction Générale.
Des relations de travail sont également présentes avec les clients, fournisseurs, sous-traitants, organismes externes (auditeur, organisme de contrôle.)

– Connaissances solides en gestion
– Maitriser les outils bureautiques

Vos différences qui comptent

• Logiciels comptables
• Codifier une facture