Assistant administratif (H/F)
Vos missions
Au sein du Syndicat mixte Seine-et-Marne numérique à Melun, le candidat aura pour missions:
– Assister la Directrice Ressources dans la gestion des instances (Comités Syndicaux, Bureaux, Commissions) : convocations, rapports, délibérations, publications, envois aux élus, procès-verbaux.
– Gestion des moyens généraux : parc automobile, téléphonie fixe et mobile, photocopieurs, petites fournitures, des marchés, du budget associé et de l’inventaire.
– Gestion des systèmes d’information : lien avec l’infogérant pour le suivi des journées de régie, organisation des COPIL, prise de rdv, déclarations incidents globaux, gestion des marchés, du budget associé et de l’inventaire.
– Elaboration et suivi des tableaux de bord et indicateurs liés à l’activité, actualisation des bases de données du Syndicat
– Gestion des agendas, organisation de réunions
– Elaboration des comptes-rendus des réunions internes et externes
– Accueil physique et téléphonique
– En cas d’absence du binôme : Gestion de l’agenda du Président et du Directeur Général des Services
Poste à temps plein 39h avec télétravail possible
Vos différences qui comptent
- Rédaction d’écrits professionnels
- Techniques de gestion administrative
- Techniques de numérisation
- Techniques de prise de notes
- Titre professionnel secrétaire assistant
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Assurer la confidentialité des données
- Assurer la gestion administrative d’une activité
- Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours
- Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus
- Préparer et suivre les dossiers de facturation
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
- Saisir des documents juridiques
- Utiliser les outils numériques
- Veiller au respect des échéances administratives
