Assistant administratif SAV (H/F)

Vos missions

Pour le poste de Secrétaire Technique sous l’autorité du Directeur D’Exploitation et par délégation au responsable
de service, mais avec une autonomie suivant l’objectif qui lui a été désigné contractuellement. Elle sera responsable
de son travail et devra rendre compte à ses responsables.
– Répondre aux appels téléphoniques (80% temps) – bonne connaissance du SAV
– Gérer et traiter des demandes des clients par téléphone au minimum 2 appels en même temps (50 appels/J)
– Savoir filtrer les appels et les transférer au bon service,
– Traiter et trier tous les mails quotidiennement,
– Faire accuser de réception des demandes par mails aux clients,
– Savoir organiser et planifier la tournée quotidienne de chaque technicien en respectant les règles mises en
place,
– Gérer un portefeuille clients,
– Planifier les visites d’entretien des appareils
– Gérer les affichages des avis de passage des visites d’entretien
Présenter un bilan d’avancement mensuel détaillé des visites d’entretien
– Savoir facturer, relancer, encaisser
– Savoir traiter la réception de bons de commandes, bon de garantie, mettre à jour le fichier appareil fichier
client suite à un remplacement
– 1 astreinte semaine téléphonique 1 fois par mois
– Diverses petites tâches administratives de temps en temps
– Boîtages des courriers quotidiens à tour de rôle
– Gestions des demandes client sur leurs supports informatiques avec traitement et RENDEZ-VOUS si
nécessaire
– Dans le cadre de l’astreinte, faire le relevé des appels et messages entre 12 h & 14 h 00
Dans le cadre de l’astreinte
– Être devra joignable pour répondre rapidement aux appels avec téléphone d’astreinte,
– Être disponible durant la période d’astreinte, une journée d’absence est à exclure,
– Traiter les demandes téléphoniques et mails des week-ends et mettre à jour le logiciel de tournée,
– Lecture et relever des urgences des courriers électroniques de la semaine avant ses collaborateurs,
– Relever et traiter les messages laissés sur le répondeur,
– Traitement des urgences au niveau des fuite de GAZ ou panne VMC GAZ
– Travailler avec l’équipement fournit par Gazéclair (ordinateur portable et téléphone portable).
– Démarrage à 17h30 jusqu’à 08h30, du Lundi jusqu’à Lundi suivant,
– Dernière écoute téléphonique 21H30 et visualisation courrier électronique à 22H30 heure.

Vos différences qui comptent

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Planification des demandes d’interventions
• Connaissance du chauffage et du collectif