Assistant/ Assistante du Responsable de site (H/F)

Vos missions

1. Gestion du Personnel, des Prestataires et de la Communication Externe
Communication et Coordination des Besoins Externes
– Servir d’interlocuteur principal auprès des partenaires afin de garantir l’adéquation et la continuité de la mise à disposition de la main-d’œuvre.
– Organiser et participer à des réunions régulières avec les partenaires afin de discuter des besoins et d’assurer le suivi des partenariats.
– Assurer la traduction (français, anglais, chinois) lors des réunions ou selon les besoins, afin de garantir une communication fluide et précise.
– Anticiper les besoins en personnel en fonction des exigences des différents services et transmettre rapidement les demandes.

Suivi des Données et Conformité des Temps
– Compiler et analyser les données d’heures travaillées en début et en fin de semaine/mois, puis transmettre les statistiques aux prestataires pour la facturation.

Gestion des Dossiers et Distribution de Matériel
– Gérer l’organisation et la mise à jour des dossiers du personnel temporaire (pièces d’identité, certificats médicaux) afin de maintenir leur conformité légale.
– Assurer la distribution des équipements de protection individuelle (EPI) , et vérifier la conformité du matériel de sécurité fourni par les prestataires.

Formation d’intégration
– Mettre à jour le contenu de la formation d’intégration pour les nouveaux arrivants.

2. Support à la Conformité et à la Sécurité de l’Entrepôt
Normes de Qualité
– Assister la Responsable du site dans la mise en œuvre des exigences 6S.
– Mener des rondes d’inspection régulières pour vérifier la conformité du stockage des marchandises.

Sécurité et Contrôle d’Accès
– Mettre en œuvre les contrôles de sécurité quotidiens du site et assurer le suivi des points de non-conformité avec les équipes.
– Tenir à jour le registre des accès des visiteurs et assurer la délivrance ainsi que l’enregistrement des badges.

3. Soutien Opérationnel et Logistique du Site
Gestion des Chariots Élévateurs
– Mener l’inventaire journalier des chariots (état, charge, niveau de la batterie) et consigner les problèmes pour la maintenance.

Gestion des Approvisionnements
– Soumettre les demandes d’achat de l’entrepôt au service administratif et assurer la communication sur le suivi des commandes.
– Suivre l’état des stocks de consommables, anticiper les besoins d’achat et gérer les retours de stock en fin de mois avec le service administratif.
– Enregistrer les nouvelles livraisons de matériel et de consommables, et assurer la communication interne sur leur disponibilité.

4. Coordination Administrative et Processus
Communication Administrative et Interne
– Suivre l’avancement des projets d’ingénierie et de maintenance du site.

Vos différences qui comptent

• Classement, archivage
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Suivi des indicateurs de performance
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Rédiger un rapport, un compte rendu d’activité
• Utiliser les outils numériques
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail
• Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison)
• Gérer la communication interne et externe
• Relayer de l’information