Assistant de programme / Assistante de programme (H/F)

Vos missions

Il s’agit d’un poste très polyvalent au sein d’un programme universitaire américain à Paris, comprenant à la fois des responsabilités liées à la vie étudiante et de l’assistance administrative.

L’assistant.e de programme est responsable de la gestion administrative du bureau d’accueil et assure des missions de secrétariat dont le secrétariat pédagogique. Il/elle accompagne les étudiants dans de nombreux aspects de leur séjour en France (démarches administratives, logement, santé, adaptation culturelle.). Il/elle organise et anime également des activités culturelles hebdomadaires ainsi que plusieurs excursions par an dans diverses destinations en France. Il/elle travaille étroitement avec la Direction du programme sur des missions très variées, selon les besoins (traduction, rapports, évènements, inventaire, comptabilité.). Il/elle est appelé.e à travailler en collaboration avec de nombreux partenaires et interlocuteurs français et américains (milieux universitaires, administrations, organismes publics et privés, ambassades.) et à s’adapter aux changements et aux imprévus.

Profil :

Compte tenu de la spécificité de la structure, une maitrise parfaite de l’anglais, une grande sensibilité à l’interculturel et une connaissance approfondie de la société américaine (en particulier l’enseignement supérieur) sont indispensables.
Travail à temps plein (35h), avec certaines heures en soirée/week-end pour les sorties culturelles et les excursions. Participation aux astreintes pour assister les étudiants en cas d’urgence. Pas de télétravail.

Vos différences qui comptent

• Gestion administrative du courrier
• Modalités d’accueil
• Normes rédactionnelles
• Règles d’affranchissement du courrier
• Techniques de prise de notes
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la gestion administrative d’une activité
• Classer des documents
• Définir des besoins en approvisionnement
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Organiser des déplacements professionnels
• Rédiger un rapport, un compte rendu d’activité
• Utiliser les outils numériques
• Maîtrise de l’interculturel franco-américain
• Excellente communication orale et écrite
• Traduction français-anglais/anglais-français
• Grande connaissance des universités américaines