Assistant (F/H)

Vos missions

Missions générales :
– Traiter les commandes clients jusqu’à la facturation
– Apporter un support administratif aux différents services de l’entreprise

Descriptions des activités significatives :
TACHES ADMINISTRATIVES
– Accueillir physiquement les visiteurs et les orienter
– Tenir le standard : assurer l’accueil téléphonique (rediriger les appels, prendre les messages)
– Réceptionner le courrier, le distribuer, l’affranchir et l’expédier
– Préserver la sauvegarde informatique journalière

ADMINISTRATION DES VENTES
– Intégrer les commandes EDI dans AGI
– Saisir les commandes des clients dans AGI, leur transmettre les accusés de réception
– Communiquer les bons de préparation au magasinier
– S’assurer de la réalisation des livraisons planifiées et expédier les commandes clients
– Réaliser la facturation clients ; éditer le Chiffre d’affaires
– Mettre à jour les informations de vente (prix, délais de règlements) dans AGI
– Réaliser une synthèse annuelle de l’activité des clients hors Frisquet et mettre à jour leurs contrats

SUPPORT DE LA FONCTION ACHATS
– Evaluer les besoins de certains approvisionnements et en réaliser les commandes : fournitures
administratives, produits d’entretien, d’hygiène.
– Faire réexpédier les emballages fournisseurs
– Saisir les factures d’achats productifs
– Adresser les réclamations auprès des fournisseurs, vérifier la réception des avoirs
– Proposer de nouveaux prestataires techniques

Responsabilités exercées et latitude d’action :
– Garant de la qualité de l’accueil physique et téléphonique
– Garant de la conformité des commandes clients et de la facturation
– Faire exécuter les contrats de maintenance relevant des services généraux
– Garant de la préservation de la sauvegarde informatique

Relations de travail
– En interne : magasinier, responsable de production, comptabilité
– En externe : clients, prestataires de services extérieurs

Horaires 39 heures semaine
8h 12h après-midi 13h 17h