CDI

Assistant(e) Administratif (H/F)

LABO COS

Brie-Comte-Robert

Vos missions

Mission Principale :

Assurer le support administratif et commercial de l’entreprise en coordonnant les activités de gestion et de vente, et en garantissant une organisation optimale. Contribuer à l’efficacité de l’entreprise par une gestion rigoureuse des tâches administratives et une assistance proactive aux équipes commerciales.

Responsabilités :
1. Support Administratif :
– Gérer l’agenda des membres de la direction et organiser les réunions.
– Préparer et suivre les dossiers administratifs.
– Assurer le suivi RH (fiches de salaire.
– Assurer la gestion des courriers, e-mails et appels téléphoniques.
– Assurer l’accueil des visiteurs, la préparation des salles de réunion.
– Gérer les fournitures de bureau et les relations avec les prestataires de services.

2. Support Commercial :
– Assister l’équipe commerciale dans la préparation des offres et des contrats.
– Suivre les commandes clients depuis la réception jusqu’à la livraison.
– Gérer la base de données clients et assurer la mise à jour régulière des informations.
– Participer à l’organisation des événements commerciaux et des salons professionnels.
– Répondre aux e-mails et demandes des clients de manière professionnelle et en temps opportun.
– Assurer le suivi des demandes clients pour garantir leur satisfaction.
– Sourcing des packagings : identifier et sélectionner les fournisseurs de packaging.
– Cotation et négociation des prix : obtenir des devis et négocier les tarifs des fournisseurs et transporteurs.
– Gestion des transports : organiser et suivre les expéditions des produits.

3. Gestion de la Documentation :
– Classer et archiver les documents administratifs et commerciaux.
– Rédiger les comptes rendus de réunions et les rapports mensuels.
– Assurer la conformité des documents aux procédures internes et réglementations en vigueur.

4. Coordination et Communication :
– Faciliter la communication interne entre les différents départements.
– Organiser et coordonner les déplacements professionnels des équipes.
– Jouer un rôle d’interface entre l’entreprise et ses partenaires extérieurs.

5. Facturation et Suivi des Paiements :
– Établir et envoyer les factures aux clients.
– Suivre les paiements et gérer les relances en cas de retard.
– Assurer la gestion et le suivi des comptes clients et fournisseurs.

6. Suivi et Reporting :
– Suivre les indicateurs de performance et préparer les tableaux de bord pour la direction.
– Assurer le suivi des budgets administratifs et commerciaux.
– Préparer les présentations pour les réunions de direction et les rapports de fin d’année.
– Créer et maintenir une base de données des sous-traitants et assurer le suivi de cette base.

Compétences Requises :
– Techniques :
– Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
– Connaissance des logiciels de gestion commerciale et administrative.
– Compétences en gestion de base de données et en CRM.

– Soft Skills :
– Excellente organisation et gestion du temps.
– Rigueur et attention aux détails.
– Capacité à gérer plusieurs tâches et à établir des priorités.
– Excellentes compétences en communication orale et écrite.
– Sens du service et orientation client.

Qualifications :
– Diplôme en Administration, Gestion Commerciale, ou domaine connexe.
– Minimum 5 ans d’expérience dans un poste similaire.
– Expérience avérée en gestion administrative et commerciale.
– Connaissance des procédures administratives et commerciales.

Salaire
Selon profil

Poste
35 heures
CDI

Localisation
Brie Comte Robert (77)