Assistant(e) Administratif(ve) et Comptable (H/F)

Vos missions

À propos de Karthala System :

Karthala System est une start-up qui conçoit et fabrique depuis près de 10 ans des microscopes
bi-photon de haute technologie destinés à la recherche en neurobiologie pour la compréhension
des maladies neuronales. Notre produit AODscope permet à des chercheurs du monde entier
d’imager des tissus en 3D à une vitesse et avec un niveau de performance inédits sur le marché.

Vos missions :
A cheval entre nos deux sociétés, Karthala et Imagine Optic, votre interviendrez sur les missions
suivantes :

– Achats et trésorerie
o Réception et traitement des devis établis par les ingénieurs
o Suivi des commandes et des règlements fournisseurs
o Suivi des délais de livraison et communication auprès des équipes
o Mise à jour du plan de trésorerie

– Comptabilité (interface cabinet comptable)
o Saisie des factures fournisseurs et clients, des notes de frais et des dépenses sur les
logiciels comptables
o Saisie des factures hors ERP
o Suivi et règlement des notes de frais
o Participation dans un second temps, au suivi des subventions

– Administration des ventes (ADV)
o Enregistrement des commandes clients dans le NAS
o Facturation des clients selon les échéanciers contractuels
o Organisation et gestion logistique des expéditions de nos produits
o Gestion de la relation client si nécessaire

– Ressources humaines
o Gestion administrative du personnel
o Organisation des visites médicales
o Suivi des justificatifs liés aux moyens de transport
o Gestion des adhésions à la mutuelle

Votre profil :

Idéalement titulaire d’une formation en administration et comptabilité, vous disposez d’une
expérience réussie au sein d’une PME.
Vous maitrisez les compétences suivantes :
– Pack Office
– Maitrise de logiciels comptables
– Anglais niveau B2 (lu et écrit)

Vous êtes reconnu(e) pour :
– Votre rigueur et votre capacité à structurer et documenter votre travail
– Votre autonomie dans la gestion de vos missions et votre sens des responsabilités
– Votre sens du relationnel et votre goût pour le travail en équipe, notamment dans un
contexte pluridisciplinaire.

Spécificités du poste :
– Poste réparti entre les sociétés Karthala (3 jours par semaine) et Imagine Optic (2 jours par
semaine)
– Contrat à durée indéterminée à temps plein
– Localisé entre le Centre Scientifique Paris Saclay à Orsay (91400) et Orsay (Station RER B
« Le Guichet »)
– Salaire en fonction de l’expérience, avantages complémentaires

Vos différences qui comptent

• Gestion des dossiers administratifs
• Gestion des dossiers du personnel
• Logiciels comptables
• Codifier une facture
• Collecter les informations nécessaires à l’établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.)
• Etablir un état de rapprochement bancaire
• Garantir la confidentialité des informations
• Gérer les notes de frais
• Maintenir à jour les connaissances sur les réglementations comptables
• Participer à la préparation des bilans comptables
• Rendre compte de son action, de risques ou d’anomalies au responsable
• Répondre aux demandes d’information
• Traiter les factures et les rapprochements bancaires
• Vérifier l’enregistrement d’opérations bancaires et de justificatifs comptables réglementaires
• Vérifier les factures et les paiements