Assistant(e) de Gestion PME/PMI spécialisé(e) dans le Bâtiment (H/F)

Vos missions

DEMATTEC est une entreprise spécialisée dans le domaine de la menuiserie, reconnue pour son savoir-faire et la qualité de ses réalisations. Nous cherchons un(e) assistant(e) de gestion PME/PMI polyvalent(e), dédié(e) aux tâches administratives et à la gestion des chantiers.
Nous sommes basée à Gometz le Châtel, situés à 3 Km des villes d’Orsay et de Gif sur Yvette. Créée en 1992, nous sommes spécialisés dans la fabrication et pose de menuiseries intérieures et extérieures : portes, fenêtres, volets, banques d’accueil, comptoirs, parquets, escaliers, cloisons, bardages, agencement et toutes prestations liées à la menuiserie.

Missions

Accueil et Administration Générale
– Accueil téléphonique et physique des clients et fournisseurs.
– Gestion des rendez-vous pour les collaborateurs.
– Traitement du courrier : dépouillement, traitement et dépôt à la poste.
– Gestion des emails : réception, tri et réponse aux courriers électroniques.
– Rédaction et gestion des courriers : lettres recommandées, divers courriers administratifs.

Gestion des Fournisseurs et Commandes
– Demandes de prix : contacter les fournisseurs pour obtenir des devis.
– Passation des commandes : validation et suivi des commandes après validation par la direction.
– ERP Batigest : utilisation pour la gestion des commandes, des chantiers, des clients, des fournisseurs et de la facturation.

Suivi Administratif des Chantiers
– Réalisation des PPSPS (Plans Particuliers de Sécurité et de Protection de la Santé).
– Suivi technique de la partie administrative des chantiers en collaboration avec les chargés d’affaires (dossier technique, tableau de porte).
– Préparation des dossiers de qualification (QUALIBAT).
– Préparation des dossiers d’appels d’offres et dépôt sur les plateformes avec signature électronique.

Facturation et Finances
– Réalisation des devis clients.
– Facturation clients et suivi des situations d’avancement.
– Dépôt des factures clients sur Chorus.
– Relance des paiements clients.
– Pointage et traitement des facturations fournisseurs dans l’ERP.
– Suivi des retenues de garantie (RG).

Gestion des Ressources Humaines
– Suivi des visites médicales sur le site APST.
– Tenue du registre du personnel.
– Réalisation des notes de frais des collaborateurs.
– Demande et annulation des cartes BTP.

Archivage et Documentation
– Classement et archivage des dossiers (papiers et électroniques).
– Mise en forme des plannings et documentation à fournir.

Profil recherché

Nous recherchons avant tout un véritable bras droit pour notre dirigeant, une personne de confiance qui saura s’impliquer pleinement dans l’entreprise et contribuer à son développement sur le long terme. Les qualités humaines et relationnelles sont primordiales pour ce poste.
– Expérience : Une expérience significative en gestion administrative dans le secteur du bâtiment, idéalement en menuiserie.
– Compétences techniques : Maîtrise de l’ERP Batigest et du Pack Office.
– Compétences relationnelles : Sens de l’accueil, capacités de communication, rigueur et organisation.
– Personnalité : Sympathique, dynamique, et désireuse de s’inscrire dans la durée.
– Qualifications : Diplôme d’assistant de gestion PME/PMI, BTS Assistant de gestion PME/PMI, ou équivalent.
– Salaire : selon profil – statut ETAM – Agent de maîtrise

Pourquoi nous rejoindre ?
– Une entreprise reconnue pour la qualité de ses réalisations.
– Une équipe à taille humaine.
– Un rôle clé avec une forte implication dans les décisions et la gestion quotidienne.

Vos différences qui comptent

• Techniques de communication orales, écrites et numériques
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Rédiger un rapport, un compte rendu d’activité
• Utiliser les outils numériques
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation
• Organiser des déplacements professionnels
• Pack office
• Logiciel Batigest