Coordinateur(trice) Administratif(ve) et Opérationnel(le) (H/F)

Vos missions

Le(la) Coordinateur(trice) Administratif(ve) et Opérationnel(le), rattaché à notre équipe Middle-Office, joue un rôle de support et veille à la bonne exécution de certaines tâches administratives et logistiques, en assure le suivi et facilite la communication entre les différentes parties prenantes pour garantir une coordination efficace des activités.

Missions principales
– Gestion administrative de la sous-traitance de nos missions en collaboration avec notre ressource manager
– Rédaction et suivi des bons de commande.
– Gestion des accords-cadres et mise à jour des documents contractuels avec nos sous-traitants.
– Suivi des facturations et relances si nécessaire.
– Administration des profils MyStaff (outil interne de gestion des profils) des sous-traitants.

Office Management de nos locaux
– Gestion des fournitures et équipements de bureau.
– Organisation des déplacements et événements internes (dont logistique et réservations).
– Suivi des contrats de maintenance et de prestations diverses.
– Interface avec les prestataires externes.
– Gestion des appels entrants et redirection vers les ressources internes compétentes.
– Gestion et distribution du courrier.

Gestion des Appels d’Offres (AO)
– Suivi des appels d’offres et des échéances.
– Constitution des dossiers de réponse en collaboration avec les équipes concernées.
– Vérification et mise en conformité des documents administratifs.
– Dépôts des appels d’offres sur les plateformes concernées.

Communication et réseaux sociaux en collaboration avec notre responsable marketing
– Contribution à la rédaction et publication de posts LinkedIn.
– Contribution au suivi des interactions et analyse des performances des publications.

Gestion des flottes en collaboration avec notre prestataire informatique
– Administration et suivi des flottes d’ordinateurs et de téléphonie mobile.
– Gestion des contrats et suivi des consommations.
– Interface avec les fournisseurs et prestataires.

Compétences requises
Savoir-faire :
– Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
– Connaissance des processus administratifs.
– Compétences en gestion et suivi des contrats.
– Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle et à respecter les délais.

Savoir-être :
– Organisation et rigueur.
– Esprit d’initiative et autonomie.
– Réactivité.
– Excellentes qualités relationnelles.
– Compétences rédactionnelles.
– Sens de la confidentialité et de la discrétion.

Profil recherché
– Formation en gestion administrative, assistanat de direction ou équivalent.
– Expérience souhaitée dans un poste administratif similaire.
– Bonne maîtrise des outils de gestion et des plateformes numériques associées.

Vos différences qui comptent

• Superviser la gestion financière
• Assurer la gestion administrative d’une activité