Gestionnaire pédagogique et administratif (H/F)
Vos missions
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Le pôle Optométrie de la faculté des Sciences d’Orsay de l’Université Paris-Saclay dispense des formations en Licence professionnelle d’Optique et en Master Sciences de la Vision, ainsi que 2 DU de niveau Licence et 5 DU Post Licence.
Les formations ont une forte composante pratique et font intervenir un grand nombre de spécialistes de la vision.
L’agent-e recruté-e est sous l’autorité hiérarchique de la cheffe du service de Formation Continue & VAE de la faculté des Sciences d’Orsay et sous l’autorité fonctionnelle du responsable des formations en optométrie.
Missions principales de l’agent-e :
Gestion pédagogique et administrative des formations d’Optométrie :
Accueillir, informer, orienter et accompagner les étudiants-es inscrits-es en M1 Sciences de la Vision (18 étudiants-es) et dans 2 DU Post Licence (environ 120 étudiants-es en FC par an)
Gestion des conventions de stage des étudiants-es de M1
Gestion des fiches d’évaluation des stages et calcul de la note finale
Préparation des examens de fin de formation et veiller à leur bon déroulement, affichage des résultats
Assurer le suivi de l’assiduité des stagiaires via un tableau Excel et réalisation des attestations de présence et des certificats de réalisation
Réaliser des tableaux de bord pour le suivi des stages, le suivi des notes
Participer aux réunions pédagogiques
Interlocuteur-rice des enseignants-es :
Travailler en étroite collaboration avec les référents-es pédagogiques pour programmer l’ensemble des enseignements de M1 SV et des 2 DU Post-Licence
Assurer la logistique des sessions de cours (réservation de salles, impression des supports de cours et des sessions d’examen)
Gestion du planning des cours des intervenants-es (lieux et horaires, envoi des convocations, des attestations de déplacement.)
Renseigner des tableaux de bord pour le suivi des heures réalisées par les intervenants-es
Assistant-e pédagogique référent-e :
Action de formation des secrétaires pédagogiques nouvellement nommés-es
Collecter les informations pédagogiques et les diffuser en interne auprès des collègues administratifs-ves et enseignants-es et en externe auprès des étudiants-es
Profil
Connaissance, savoir :
Techniques d’accueil téléphonique et physique
Connaissances des structures de l’Université et des organismes financeurs privés ou publics
Maîtrise des outils de communication (messagerie, internet, intranet)
Savoir-faire :
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Gérer et respecter la confidentialité des informations et des données
Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel)
Savoir-être :
Sens de l’organisation
Rigueur et fiabilité
Aptitude à communiquer et sens relationnel
Capacité d’écoute et de conseil pour renseigner les étudiants-es
Vos différences qui comptent
- Gestion administrative du courrier
- Procéder à l’enregistrement, au tri, à l’affranchissement du courrier
