Responsable du service 1er cycle h/f (H/F)

Vos missions

Référence 16488- Médecine

RÉSUMÉ DU POSTE
– Coordonner les activités de gestion : inscriptions pédagogiques, organisation des choix de stage,
suivi des stages, organisation du service sanitaire des étudiants en 3e année, gestion de la campagne
de candidature à la Licence SIAS ;
– Constituer les groupes d’étudiants en lien avec le service des planning ;
– Construire le calendrier des enseignements de évènements en lien avec le service des planning ;
– Construire le planning annuel du service en lien avec le Responsable de Scolarité ;
– Modéliser les années de formation (structure des enseignements de modalités de contrôle des
connaissances) ;
– Participer à la mise en page et au processus de validation des sujets ;
– Organiser la tenue des examens en coordination avec les services planning, reprographie et
numérique de l’UFR ;
– Suivre l’avancement des corrections, traiter et diffuser les résultats ;
– Préparer et coordonner les différentes commissions et jurys.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
– Veiller à l’application des règlements des études en lien direct avec le Conseil pédagogique de l’UFR
et la Direction des Études de l’Université ;
– Préparer des fiches de procédure pour les agents de l’équipe ;
– Coordonner les communications à destination des étudiants et des enseignants ;
– Veiller à la conformité et à l’actualisation des informations du domaine 1er cycle sur le site internet
de l’UFR ;
– Accueillir et orienter les étudiants et les enseignants
Encadrement: Oui

Conditions particulières d’exercice
Apogée (progiciel des gestion des établissements de l’enseignement supérieur), logiciel de correction
IRIS, système d’évaluation numérique sur tablette SIDES, plateforme de choix-évaluation des stages U-
Stage (anciennement DIOSEL), portail de candidature eCandidat, plateforme d’apprentissage en ligne
Moodle _ Suite bureautique _ Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement de
l’enseignement supérieur, de la recherche et des Universités
PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances
– Connaissance générale des techniques de gestion administrative
– Connaissances générales de l’organisation des études de médecine
– Organisation et fonctionnement du milieu universitaire
– Réglementation applicable au domaine d’activité professionnelle
– Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics
d’enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire – Compétences opérationnelles
– Organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe
et garantir la continuité du service
– Savoir rédiger une note de synthèse, des courriers administratifs, des comptes rendus suite à des
réunions, des documents d’information technique ou réglementaire
– Savoir hiérarchiser et prioriser les tâches en fonction du calendrier et de l’activité du service
– Assurer la bonne circulation de l’information auprès des agents encadrés
– Identifier les besoins de formations auprès des agents encadrés
– Gérer les conflits si besoin
– Gérer le planning des congés des agents du service ainsi que les autorisations d’absence
– Conduire un entretien professionnel et animer une réunion
– Maîtriser les outils de gestion et de communication informatiques, assister les utilisateurs
– Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
– Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire
– Compréhension et expression écrite et orale en anglais (ou une autre langue étrangère) de niveau 1
– Conduite de projet
Savoir-être – Compétences comportementales
– Bon relationnel
– Rigueur
– Autonomie et organisation

Vos différences qui comptent

• Fiscalité
• Élaborer, suivre et piloter un budget
• Superviser la gestion financière