Secrétaire d’agence H/F – INFREP Boulogne

Vos missions

VOTRE MISSION :
Sous l’autorité du Responsable d’Agence, le (la) Secrétaire d’Agence est chargé(e) de
l’accueil du public, du traitement des documents administratifs internes et externes et du
traitement des documents administratifs liés à l’exploitation dans le cadre de consignes
générales permanentes. Il (elle) peut être appelé(e) à prendre des initiatives pour adapter les
instructions et en prévoir les moyens d’exécution.
VOS PRINCIPALES RESPONSABILITES :
Gestion de l’accueil et des flux
– Gérer le standard téléphonique, s’assurer des traitements des messages, prendre des
rendez-vous ou les confirmer
– Assurer le premier niveau d’information et orienter les appels téléphoniques
– Assurer l’accueil physique et renseigner sur les activités de l’agence
– Traiter le courrier, frapper les courriers et les documents, alimenter le chrono courrier
(départ et arrivée)
– Réceptionner, distribuer les mails et s’assurer de leur traitement
Gestion administrative des stagiaires
– Traiter les dossiers de rémunération des stagiaires, recueillir les pièces auprès des
formateurs, constituer le dossier, le contrôler et le transmettre à l’organisme concerné
– Elaborer et transmettre aux stagiaires et aux organismes concernés, les documents
administratifs relatifs à la réglementation interne (documents de gestion
administrative, documents qualité QUALIOPI.) et externe (sources légales, cahiers
des charges clients.)
– Editer les feuilles d’émargement et instruire les états de présence
Gestion administrative des actions de formation
– Instruire et transmettre aux Services Généraux les éléments permettant l’établissement
des différents types de contrats de travail, s’assurer qu’ils sont renseignés et visés
– Créer la fiche OP à partir de la convention puis transmettre cette dernière aux Services
Généraux
– Etablir les conventions de formation
– Recueillir de manière continue les informations concernant les entreprises et les
stagiaires auprès des formateurs, les saisir dans la base de données
Gestion administrative des fournisseurs et des achats
– Gérer la maintenance du photocopieur et déclencher des demandes d’intervention
– Gérer les approvisionnements en fournitures de bureau
– Préparer et transmettre les documents d’achat et d’investissement aux Services
Généraux
– Faire l’imputation et le suivi des factures fournisseurs, les enregistrer dans la matrice
du budget mensuel
– Transmettre ces factures aux services généraux
Gestion administrative des clients
– Préparer les factures, les transmettre aux clients et transmettre une copie aux services
généraux
– Mettre à jour les fiches OP, suivre les règlements et réaliser les relances téléphoniques
– Recueillir les données concernant le budget mensuel de l’agence, faire valider le
budget par le responsable d’agence et transmission aux Services Généraux
Relations internes/externes
– Avec les Services Généraux pour faire remonter les informations administratives,
comptables et financières
– Avec le Responsable d’Agence pour recueillir des informations et les faire valider
– Avec l’équipe pédagogique pour les situations et démarches administratives des
stagiaires
– Avec les organismes en charge de la gestion administrative relative aux stagiaires
– Avec les clients pour les démarches administratives
PROFIL RECHERCHE :
– Formation en secrétariat, assistanat ou gestion administrative.
– Expérience appréciée dans un organisme de formation ou un environnement similaire.
– Maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives.
– Sens de l’organisation, rigueur et discrétion.
– Excellent relationnel, sens de l’accueil et capacité à gérer plusieurs tâches
simultanément.
– Autonomie et esprit d’initiative.

Vos différences qui comptent

• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données