Secrétaire de direction polyvalent(e) (H/F)
Vos missions
France Hydro Électricité, syndicat professionnel représentatif de la petite hydroélectricité en France, recrute un(e) secrétaire de direction / assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e).
Au sein d’une structure à taille humaine, composée de 4 permanents, vous occuperez un rôle central dans le bon fonctionnement du syndicat. Véritable point d’entrée opérationnel de l’organisation, vous serez en contact régulier avec les adhérents, partenaires, fournisseurs et prestataires.
Vos missions principales seront les suivantes :
Accueil et relations adhérents
Vous assurez le standard téléphonique, qualifiez les demandes et orientez les interlocuteurs vers la bonne personne. Vous contribuez à un accueil professionnel, fluide et bienveillant, aussi bien par téléphone qu’en présentiel lors de réunions ou d’événements.
Gestion administrative et relation adhérents
Vous assurez la mise à jour du CRM adhérents, la création et le suivi des fiches adhérents, la gestion des entrées et sorties, la préparation des appels à cotisation, ainsi que le suivi des paiements et relances.
Gestion comptable de premier niveau
Vous enregistrez les règlements, suivez les notes de frais, préparez les éléments à transmettre à l’expert-comptable, préparez les virements à effectuer, classez les pièces comptables et transmettez les variables de paie.
Organisation des réunions, formations et événements
Vous participez à la gestion des inscriptions, à la préparation logistique, à la coordination avec les prestataires, à l’accueil des participants et au suivi administratif des formations.
Assistance à la direction et à l’équipe
Vous assurez notamment la gestion du planning du Président, l’organisation de déplacements, le suivi des correspondances et la préparation de documents pour les réunions, assemblées générales ou supports internes.
Gestion quotidienne du bureau
Vous prenez en charge les commandes de fournitures, le suivi de certains prestataires et l’organisation des dossiers administratifs.
Ce poste nécessite une forte polyvalence, un excellent relationnel, de la rigueur, de la discrétion et un vrai sens du service.
Vos différences qui comptent
- Assistant de gestion et d’administration d’entreprise
- Assistant de gestion et d’administration du personnel
- Bureautique et outils collaboratifs
- Gestion des emails
- Gestion des réservations de salles de réunion
- Modalités d’accueil
- Planification des tâches et gestion des priorités
- Principes de base en comptabilité
- Rédaction d’écrits professionnels
- Classer des documents
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Accueillir, orienter, renseigner un public
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Assurer la confidentialité des données
- Contribuer à la gestion des ressources humaines
- Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie
- Gérer les réservations de salles et de matériel
- Maintenir à jour les dossiers administratifs
- Organiser des déplacements professionnels
- Organiser l’accueil des visiteurs
- Participer à l’organisation d’événements internes
- Préparer et suivre les dossiers de facturation
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
- Réaliser la gestion administrative du personnel
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
- Répondre aux demandes d’information internes et externes
- Utiliser les outils numériques
