Secrétaire de service (H/F)

Vos missions

Sous la direction du chef/fe de service, vous assurez le suivi administratif, l’accueil physique et le standard téléphonique.

MISSIONS :
1 – SECRETARIAT
-Accueil téléphonique standard, orientation des appels ou prise de messages
-Accueil des jeunes et des partenaires
-Tenue du registre de courrier (arrivée et départ)
-Tri et distribution du courrier
-Gestion et commande des fournitures
-Transmission des factures à la comptabilité
-Alimente la base des données statistiques annuelles
-Impression de documents et affichage
-Création et réactualisation de différents tableaux pour le chef de service
-Gestion du matériel informatique (demandes & maintenance)
-Gestion de la correspondance
-Archivage
2- PARTICIPATION AUX REUNIONS DE L’ASSOCIATION
-Participer aux réunions institutionnelles
-Rédiger, faire valider et classer les comptes rendus
3- SUIVI DES DOSSIERS JEUNES
-Création d’une fiche de renseignement à l’admission d’un jeune
-Etablissement du dossier administratif des jeunes
-Impression des documents en vue des admissions
-Mise à jour hebdomadaire et transmission des hébergements occupés par les jeunes
-Mise à jour de la liste des référents ASE pour les jeunes
-Gestion et relance des Prises en charge ASE (mail)
-Elaboration, mise à jour et transmission des listes des usagers présents par semaine
-Elaboration du tableau mensuel de facturation ASE
4- GESTION DE LA FLOTTE AUTOMOBILE
-Gestion des documents obligatoires dans les véhicules (carte grise, vignette assurance, constat à l’amiable, etc)
-Déclaration des sinistres auprès de l’assurance
Transmission des éléments nécessaires aux professionnels ayant occasionné les dégâts pour dépôt au garage, après réponse des assurances
5- GESTION DU PARC IMMOBILIER
-Classement de copies des baux des hébergements des jeunes du service
-Souscription à une assurance habitation
-Ouverture des compteurs d’eau, gaz et EDF
-Déclaration de sinistres
-Gestion des clés des hébergements
6-GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL
-Elaboration et affichage des plannings des salariés du service en lien avec le Chef de service
-Actualisation et envoi mensuel des variables au siège après signature du Chef de service
-Préparation de l’arrivée du professionnel dans le service
-Remise au professionnel des clés du service sur site
-Modification des visites à la médecine du travail

AVANTAGES SOCIAUX :
– Tickets restaurant = 8 € / jour travaillé
– Prime Ségur = 238 € bruts / mois (pour un temps plein)
– Congés trimestriels = 18 jours / an
– Chèques cadeaux Noël et chèques vacances
– Mutuelle employeur prise en charge à 70% par l’employeur

SPECIFICITES :
– Horaires : du lundi au vendredi (9h à 17h)
– CDD pouvant déboucher sur un CDI
– Date de prise de poste : 1er juin 2026

PREREQUIS :
– BTS assistant manager ou équivalent
– 5 ans d’expérience sur même type de poste
– Bonne maîtrise de Word, Excel, des outils d’internet et de messagerie
– Bonne orthographe
– Sens relationnel et de l’accueil, Disponibilité, Adaptabilité, Organisation, Autonomie, Sens du travail en équipe, Aptitudes rédactionnelles, Aptitudes à la transmission, Sens du service, Créativité, Discrétion, Rigueur, Esprit d’initiative

Envoyez votre candidature (cv + lm) à : vparisot@entemps.fr et contact@entemps.fr

Vos différences qui comptent

• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• 5 ans d’expérience
• BTS assistant manager (ou équivalent)