CDD

Secrétaire H/F

Charenton-le-Pont

Vos missions

Hospitalisation à Domicile (HAD) de l’Assistance Publique des Hôpitaux de Paris (AP-HP), et plus particulièrement le département Pharmacie-Logistique, recherche un(e) secrétaire (H/F) avec pour mission principale d’assurer le secrétariat de la pharmacie, du Pharmacien chef de service et du département.
CCD de 3 mois sur poste vacant. Poste à pourvoir immédiatement.

Missions liées à l’activité pharmaceutique :

– Assurer une permanence de qualité
– Répondre aux appels et savoir les orienter en tenant compte de l’urgence éventuelle
– Saisir les données comptables rétrocession et T2A sur logiciel
– Organiser les réunions (rédaction des avis de réunions, gestion des salles)
– Rédiger, saisir et diffuser des courriers, notes et lettres d’information sur l’ensemble des unités de soins
– Etablissement des dossiers RH
– Gérer les retraits de lots : rédaction et diffusion sous contrôle pharmaceutique
– Rédiger des procédures
– Classement et archivage documents de la PUI
– Concevoir et réaliser des maquettes (ordonnances types, affiches…)
– Gérer les fournitures de bureau
– Remplacement ponctuel du secrétariat logistique en cas de nécessité de service

Profil recherché:

Compétences requises :
– Accueillir et orienter des personnes physiquement et au téléphone
– Organiser et prioriser les activités, organiser des réunions, élaborer un
planning
– Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système
de gestion documentaire
– Rédiger et mettre en forme des documents, des notes, des procédures..
– Alerter sur des situations particulières
– Assurer un suivi et une traçabilité

Savoir-Faire requis :
– Sens relationnel, diplomatie
– Méthode, rigueur et sens de l’organisation
– Esprit d’équipe
– Discrétion et disponibilité
– Qualités rédactionnelles
– Respect de la confidentialité et de la déontologie
– Adaptabilité, polyvalence
– Capacité à faire du reporting

Connaissances associées :
– Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook et Power Point
– Logiciel métiers : utiliser les logiciels Copilote, SAP
– Expérience de secrétariat

Horaire de travail :
Travail en 7h30 (9h- 17h) / 1h de coupure repas dont 30 mn sur le temps de travail