Secrétaire (H/F)

Vos missions

Missions principales
Accueil téléphonique et physique
Gestion des courriers et e-mails
Rédaction et mise en forme de documents
Classement et archivage
Gestion des agendas et des rendez-vous
Suivi administratif des dossiers
Compétences requises
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
– D’établir les ordres de réparation et les devis ;
– De réaliser la facturation au taux différentiel conformément aux barèmes des compagnies d’assurance ;
– De transmettre les données télématiques (Darva) ;
– D’effectuer les expertises à distance (EAD) ;
– D’Assurer la gestion des encaissements liés aux franchises proportionnelles, à la TVA et, le cas échéant, à la vétusté, conformément aux modalités de prise en charge définies avant l’intervention.
– D’établir les factures destinées aux clients et aux compagnies d’assurances.
– D’assurer le classement, le suivi et l’archivage des documents administratifs.
– D’effectuer les relances des impayés auprès des clients et des compagnies d’assurances.
– Rédiger, saisir et mettre en forme divers documents et courriers administratifs.
– Contrôler et rapprocher les bons de livraison avec les factures fournisseurs.
– D’assurer le suivi des avoirs relatifs aux pièces retournées.
– Constituer, gérer et suivre les dossiers de prêt des véhicules de courtoisie.
– D’assurer la gestion et le suivi des contraventions et amendes.
– Veiller à l’application des procédures qualité en vigueur au sein de l’entreprise.
– Assister et effectuer les tâches confiées selon les instructions établies par le chef d’atelier.
Bonne expression écrite et orale
Sens de l’organisation
Rigueur et discrétion professionnelle
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
Bon relationnel

Vos différences qui comptent

• Techniques de gestion administrative
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données