Service civique administration et office management

Commercialisation et administration financière (25%)

– Contribuer au développement de l’activité d’agence événementielle solidaire : en lien étroit avec la Responsable de la Communication, participer à la prospection de clients en recherche d’une prestation de location de matériel ou de local.

– Participer à la logistique des locations du matériel et du local pour les clients (remise des clés ou des items contre décharge et restitution avec état des lieux) et à l’ouverture et fermeture du local de formation à destination des publics de l’association.

– Assister l’Administrateur Général concernant la gestion comptable de l’association, dont notamment le traitement des devis et l’archivage des factures liés à cette activité commerciale de prestation de location.

Gestion des fournisseurs et communication interne (25%)

– Participer à la communication interne de l’association en récoltant régulièrement, et de manière anticipée, les besoins des équipes en fournitures, en vue d’établir les commandes.

– Contrôler régulièrement, et de manière anticipée, les niveaux de stock des consommables et des produits d’hygiène, en vue d’établir les commandes.

– Superviser les réalisations hebdomadaires du service de ménage, ainsi que les opérations ponctuelles de demandes spécifiques envers ce fournisseur.

Gestion des locaux et suivi administratif (25%)

– Assurer une veille sur la bonne tenue des activités au sein des locaux de l’association, et être l’interlocuteur de l’équipe pour recenser les problèmes rencontrés dans l’utilisation des espaces de travail.

– Participer à la logistique des interventions avec les prestataires concernant les locaux (sécurité incendie, plombiers, gardiens…) afin de maintenir fonctionnels les espaces de travail et d’accueil du public.

-Contribuer à la gestion administrative de l’association en archivant les courriers reçus, les factures de prestataires et commandes auprès des fournisseurs.

Suivi administratif des publics et des activités (25%)

– Contribuer, sous la supervision de la Coordinatrice Générale, au travail de reporting des publics dans le cadre des bilans d’activités à remettre aux financeurs de l’association.

– Assister la Coordinatrice Générale dans la mission de rentrer les données des bénéficiaires dans le cadre de la gestion de projets, à l’aide d’outils facilitant le suivi des activités.

-Participer, sous la supervision de l’Administrateur Général, au suivi et à la vérification des contributions volontaires de la part des bénévoles, ainsi qu’au contrôle de la cohérence des données saisies.